תהליך גיוס - עיקר וטפל - על מה בתהליך הגיוס אסור לוותר?

למה חשוב לסמן את שלבי הגיוס שלא תוכלו בלעדיהם?

תהליכי גיוס הם לרוב ארוכים, תובעניים ובעיקר נתונים לתנודות ולמהפכים לא צפויים. זאת כנראה אחת הסיבות לכך שהוא הוא אחד מתהליכי ה-HR הפחות אהובים על מנהלים ומנהלות המבקשים להוסיף לצוות שלהם עובד/ת נוספים.

למה זה קורה?

כי התהליך הוא רווי עבודה. לכל משרה פונים רבים. השלבים הראשונים של הגיוס דורשים הרבה מאד פעולות אדמינסטרטיביות לצד כישורי מיון ומציאת התאמות בין המועמדים הרבים. בנוסף, יש לוודא שכל ממשקי התהליך מעורבים וזמינים, להתמודד עם דרישות משתנות ולהשקיע זמן ומשאבים מרובים.

התסכול הגדול נובע מכך שמדובר לעיתיםב עליות ומורדות ועד לסיומו של התהליך התמונה אינה בהירה וחד משמעית. לעיתים נגיע לקו הגמר עם מועמד מצוין שהשקענו עבודה רבה בבדיקת התאמתו ורגע לפני השלמת המהלך הוא יסיר את מועמדותו. ואז, כמו במשחק סולמות וחבלים, אנחנו שוב במשבצת הראשונה וחוזרים על אותו התהליך, אבל עם פחות התלהבות ופחות זמן.

אז מה אפשר לעשות כדי להקל על התהליך?

ראשית, לנסות שלא להתמקד במועמד/ת אחד בלבד, אלא לקדם כל הזמן במקביל עוד מועמדים. זה אולי מעייף ודורש יותר זמן, אבל מאפשר לנו בחירה מושכלת מתוך מגוון של מועמדים סופיים וגם מגדיל את כוחו של המשא ומתן שלנו, כי יש לנו אלטרנטיבות.

יש לזה גם יתרון מסוים - לסיבוב שני אנחנו מגיעים עם תפיסת תפקיד מגובשת הרבה יותר. מחודדים ומפקוסים וניישם דברים רבים שלמדנו בסיבוב הראשון.

על מה אסור לנו לוותר?

למרות התהליך רווי העבודה, המשאבים והטלטלות הרגשיות, יש מספר שלבים שאסור לנו לוותר עליהם בתהליך המיון, האבחון ובחירת המועמדים המתאימים ביותר.

כדי לגבש תהליך כזה חשוב להתייחס למספר קוים מנחים.

הקוים המנחים ביצירת תהליך גיוס

1. איכות - מהם השלבים וכלי המיון שיביאו לנו את הערך הרב ביותר בבחירת המועמדים המתאימים ביותר.

2. יעילות - מה מספר השלבים האידאלי שיהפכו את התהליך איכותי אך לא יפגעו ביעילותו ובמשך הזמן שלו.

3. חווית מועמדים - התהליך צריך להתייחס גם לחוויית המועמדים. האם אנחנו מהירים בתגובה שלנו, מניעים את המהלך במהירות משלב לשלב, חוזרים עם התייחסות ותשובה ומאפשרים יחס מכבד ושקוף למועמדים באופן שגם יציג את הארגון באור חיובי.

4. חווית מראיינים ומנהלים - מהו המספר המקסימלי של מראיינים בתהליך? מי חשוב שישתתפו בו? עד כמה המועמדים הגיעו לשלב הפגישה עם המנהלים בשלים ותואמים לדרישות התפקיד.

תהליך הגיוס המומלץ – על השלבים האלו אסור לוותר

1. תיאור תפקיד - מלא, מקיף ובהיר הנוגע לתכולת התפקיד ולדרישותיו.

2. פרסום - מקיף ומערב מקורות חינמיים ומקורות בתשלום: בתוך הארגון, במסגרת "חבר מביא חבר", מדיות חברתיות, עמודי דרושים ועוד

3. סינון - בחינה מדוקדקת של קורות החיים שהגיעו ובדיקתם מול תיאור התפקיד. אישור מהמנהלים להתקדמות עם המועמדים שעברו את הסינון.

4. ריאיון טלפוני - במהלכו יבדקו תנאי הסף לתפקיד דוגמת שכר, שליטה בשפות, בכלים טכנולוגיים נדרשים, ניסיון ספציפי רלוונטי והתרשמות כללית מהתקשורת עם המועמדים

5. ראיון מקצועי - ריאיון במהלכו יבדקו יכולותיהם המקצועיות של המועמדים ותבדק בנוסף גם הכימיה וההתאמה לצוות

6. ריאיון אישיותי - התאמה לתרבות הארגונית, לצוות, לתכנית העבודה של הארגון, לסביבת העבודה

7. ממליצים - מומלץ לקיים לא פחות מ-2 שיחות מעמיקות (ואף יותר). בשיחות אלו יחודדו הסוגיות שעלו בתהליך הגיוס וזקוקות להבהרה ולהבנה נוספת

8. הצעת שכר - משא ומתן על התנאים, הסבר על החוזה וחתימה.

מה אפשר להוסיף לתהליך?

1. ראיונות קבוצתיים, מרכזי הערכה או אבחון במכון אבחון

2. משימה מקצועית

מה כדאי לעשות בתקופת הקורונה?

1. לערוך פגישה פנים אל פנים. גם אם כל התהליך נעשה בזום או מרחוק, רגע לפני שאתם סוגרים את התהליך, תאמו פגישה פרונטלית, אין לה תחליף

2. אם אתם עובדים מהבית, וודאו שלמועמדים יש את היכולת, המקום והאמצעים הטכנולוגיים לעבוד מהבית.

תרצו לדבר איתנו על תהליך הגיוס שלכם?

לחשוב יחד מה כדאי לעשות כדי ליעל ולהפוך אותו לאיכותי יותר?

אנחנו פה, צרו קשר